مقدمه
وقتی درباره سازمان های بزرگ صحبت می كنیم، اولین چیزی كه
خود نمایی می كند، حجم كار بسیار زیاد و متنوعی است که باید انجام شود. مطمئنا این
حجم بالا به اشخاص زیاد و متنوعی هم مربوط می شود. از یك دیدگاه كلی این افراد به
دو دسته تقسیم می شوند: دسته اول كاركنان سطوح مختلف سازمان هستند كه توسط تعامل با
یكدیگر امور را انجام می دهند. دسته دوم مخاطبان یا همان مراجعه كنندگان هستند كه
با خروجی كار انجام شده سروكار دارند. البته از یك دیدگاه فراگیرتر می توان دسته
سومی را هم مشاهده كرد؛ مدیران بخش هایی که از نظر سلسله مراتب مافوق سازمان مربوط
تلقی میشوند. این افراد بیشتر با گزارش های سطح بالا و كلی از سازمان درگیر هستند.
البته این دسته ی سوم به طور خاص بیشتر در نهادهای دولتی جای می گیرند.
به هرحال اشخاصی كه درهر كدام از این سه دسته قرار می گیرند،
كاركردهای خاص و در عین حال انتظارات متقابلی را از سازمان دارند. آن چه مسلم است
مدیریت باید درباره نقش و تاثیر این افراد بر روی سازمان برنامه داشته باشد. همچنین
خواسته های آن ها را نیز در نظر بگیرد. درعین حال كار تعریف شده به آن سازمان هم
باید انجام شود.
طرح مشكل
مهم ترین مسئله در مدیریت یك مجموعه بزرگ، دیدن همه جوانب و
شرایط است. وقتی قرار است درباره یك مجموعه بزرگ و درهم تنیده تصمیمی گرفته شود،
مهمترین نیاز لازم اشراف اطلاعاتی به همه جوانب موضوع است. سازمان های بزرگ شباهت
زیادی به پیكره یك موجود زنده دارند. در مجموعه ای كه در آن همه چیز به هم متصل و
مرتبط است، ایجاد تغییر دریك قسمت مطمئنا بخش های دیگر را تحت تاثیر قرار خواهد
داد.
پس ناگفته پیداست كه همه بخش ها باید جایگاه مشخصی در این
پیكره داشته باشند. هیچ بخشی نباید كار تكراری انجام دهد. هیچ قسمتی نباید با سایر
قسمت ها ناهماهنگ باشد و هیچ قسمتی هم نباید بیكار باشد. اما زمانی كه نمی توان
مسائل سازمانی را واقعا یكپارچه دید، نمی توان مدیریت یكپارچه ای هم اعمال كرد. به
ناچار همه مسائل جزیره ای دیده می شود و در باره آن ها جزیره ای تصمیم گیری میشود.
نتیجه این فرآیند یك مجموعه ناهماهنگ با ارائه ی بهره وری پایین خواهد بود كه هیچ
كدام از افراد ذكر شده از عملكرد آن رضایت نخواهند داشت.
روی آوردن سازمان ها و شركت ها به فناوری اطلاعات
رایانه ها از سالها پیش به عنوان یك ابزار مفید وارد محیط
های اداری و تجاری شدند و به خاطر مزایای ذاتی كه از آن برخوردار بودند، مورد توجه
قرار گرفتند. ذخیره كم هزینه اطلاعات و ارائه آنها با سرعت بالا، سرعت در انجام
محاسبات و توانایی ارائه گزارش از جمله این مزایا بودند. به طور خلاصه عمده ترین
كارایی رایانه صرفه جویی در وقت و هزینه شناخته شد.
آسیب شناسی
شاید بزرگ ترین اشتباه درباره رایانه همین است كه به آن به
عنوان یك ابزار نگریسته شود. اما واقعیت این است كه رایانه بستر فناوری اطلاعات است
و این فناوری قطعا یك راهكار است نه ابزار. در آسیب شناسی استفاده از كامپیوتر در
سازمان ها و شركت ها چندین نكته مهم تر جلب توجه میكند.
نكته ی اول
استفاده جزیره ای
است. تصور کنید در یك سازمان عریض و طویل هر قسمتی فقط وابسته به نیاز های بخش
خودش درخواست نرم افزار كند. در نتیجه سیستم هایی جدا ازهم در یك سازمان یكپارچه به
وجود می آید كه قادر به برقراری هیچ نوع ارتباطی باهم نیستند. واضح است كه چه
مشكلاتی در این نوع استفاده به وجود خواهد آمد. برای مثال امكان استفاده از مزایای
فناوری اطلاعات در سطح بین قسمت های سازمان وجود نخواهد داشت.
نكته دوم
استفاده نمایشی به جای
استفاده واقعی
كه اصل كار روی كاغذ و با همان روش های قبلی انجام می شود. در این موارد از رایانه
فقط به عنوان ابزاری برای ثبت اطلاعات و بازیابی آنان استفاده می گردد. این نوع
استفاده بیشتر یک استفاده مزاحم برای روال عادی است و معمولا با موازی كاری همراه
است. یعنی برخی كارها هم روال عادی را طی میكنند و هم باید در كامپیوتر ثبت شوند.
واضح است كه ضرر این نوع استفاده بیشتر ازنفع آن است و جز هزینه ی مالی و زمانی و
پایین آوردن بهره وری نتیجه ای ندارد.
نكته ی سوم و مهم ترین نکته در این آسیب شناسی
عدم تطابق روش
های كاری با فناوری
است. این مسئله از آنجا ناشی می شود كه سازمان ها
اصرار بر پیاده سازی روش های منسوخ در محیط های فناوری اطلاعات داشته باشند. در این
موارد هم از این نكته غافل می شویم كه فناوری اطلاعات خود یك راهكار است و برای
مشكلات مختلف راه حل های مخصوص خود را دارد. به عبارت دیگر روش های كاری كه برای
استفاده بر روی كاغذ طراحی شده اند همیشه برای اجرا در بستر رایانه مناسب نیستند.
باید اجازه داد تا روش های مبتنی بر فناوری اطلاعات کارآیی خود را نشان دهند.
مدیریت سازمانی بر پایه فناوری اطلاعات
مشکل عدم اعتماد به فناوری اطلاعات است. ما معتقدیم اگر اجازه داده شود كه این فناوری به
همه اركان و زوایای سازمانی نفوذ پیدا كند، قدرت آن در مدیریت سازمانی بر همگان
آشکار خواهد شد. به عبارت دیگر بزرگترین خدمت را به مدیریت سازمان ارائه خواهد داد.
این موهبت همان چیزی است كه در مقدمه مطلب به مشكلات ناشی از نبودن آن اشاره كردیم.
گفتیم كه مهمترین نیاز برای مدیران در یك سازمان عریض و
طویل، یكپارچه دیدن سازمان است. فناوری اطلاعات قادر است این نیاز را برآورده كند،
مشروط بر اینكه بر آن اعتماد شود. این اعتماد به آن معناست كه اداره همه ی امور
سازمان را به این فناوری سپرد و خروجی های شگفت آور آنرا در تصمیم گیری ها مبنا
قرار داد.
مدیریت سازمانی بر پایه ی فناوری اطلاعات یعنی راه حل همه
مشكلات سازمان را در دنیای صفر و یك جست و جو كردن، یعنی ارائه سرعت بی نظیر در
تصمیم گیری و عملكرد، یعنی ارائه دقت خیره كننده در بررسی جزئی ترین مسائل. نكته ای
كه نباید از آن غفلت شود این است كه مدیریت بر مبنای فناوری اطلاعات از دیدگاه نهاد
های دولتی یكی از ملزومات دولت الكترونیك است. به عبارت دیگر اهداف این دو ایده
كاملا باهم همسو می باشند.
سازمان الكترونیك حسیب
ما برای رسیدن به همه ی اهداف ذكر شده برنامه داریم. برنامه
ای جامع و فراگیر كه در آن پاسخگویی به همه ی نیاز های مذكور پیش بینی شده است. از
انجام امور مختلف و متنوع سازمان تا رسیدن به گزارش های مطلوب برای مدیریت.
شرکت اتوماسیون اداری حسیب یك بسته نرم افزاری یكپارچه را
تولید كرده كه در آن برای بخش زیادی از مشكلات سازمان ها راه حل های مبتنی بر
فناوری اطاعات وجود دارد. این راه حل ها حاصل سال ها تجربه در حل مشكلات بزرگ است.
بنابراین كارایی خود را در عمل ثابت كرده است.
سازمان الكترونیك حسیب نام یك مجموعه نرم افزاری است كه در
قالب آن همه امور سازمان در بستر
فناوری اطلاعات قابل انجام خواهد بود. در این مجموعه از اموری مثل گردش اسناد،
رسیدگی به مسائل مالی و محاسبه حقوق و دستمزد كاركنان تا تعریف ساختار بودجه، تعریف
چارت سازمانی، تعریف گردشكار اداری برای امور مختلف ثبت قراردادها و كنترل و نظارت
بر اجرای آنان، نحوه ی بایگانی اسناد، نحوه ی در دسترس قرار دادن قوانین و مقررات
سازمان و حتی اموری مثل تكریم ارباب رجوع و ارائه مشاوره به آنها مد نظر قرار گرفته
است.
از طرف دیگر به نیاز های مدیر توجه خاص شده است. گزارش های
مالی و عملكردی مناسب
برای تصمیم گیری و گزارش های آماری و نموداری
یپشرفته تری كه نیاز مشاوران و كارشناسان سازمان را بر آورده خواهدكرد، از جمله
موارد در نظر گرفته شده در مقوله هستند.
در هر حال بیان همه توانمندی های سازمان در این
مقاله كاری دشوار است. آنچه مهم است این است كه توانمندی سازمان الكترونیك حسیب رو
به گسترش است و به طور قطع میتوان گفت كه هیچ حد نهایتی برای این توانمندی ها قابل
تصور نیست.
سازمان الكترونیك حسیب در حكم پازلی است كه میتواند
بر مبنای نیاز های هر سازمانی تغییر شكل دهد و با آنها مطابقت پیدا كند . ما در عین
حال كه از گذشته تجربه هایی اندوخته ایم و آنها رادر قالب این محصول پیاده سازی
كرده ایم، نظر به آینده داریم تا با یاری خدا و با كمك نظرات مخاطبانمان این بسته
نرم افزاری را توسعه دهیم و امیدواریم تا از این طریق در پیشرفت كشور عزیزمان و
جامعه ی انسانی مؤثر باشیم.
نرم افزار اتوماسیون مکاتبات اداری
نرم افزار مديريت اسناد و مدارک
نرم افزار بودجه ريزي عملياتي
نرم افزار مدیریت قراردادها
نرم افزار جامع مديريت منابع انسانی
نرم افزار حسابداری و مديريت مالي
نرم افزار انبار و حسابداری انبار
نرم افزار اموال و دارایی های ثابت
نرم افزار مدیریت منابع و وجوه نقد (خزانه داری)
نرم افزار مدیریت قوانین و مقررات
نرم افزار مدیریت دانش
نرم افزار نظام پیشنهادها
نرم افزار راهنمای خدمات سازمان