نرم افزار مديريت اسناد و مدارک
امروزه وجود انبوه اسناد و مدارك اعم از مالي، اداري، فني، حقوقي و ... و نیز نياز به نگهداري،
حفاظت از دسترسي غير مجاز و دستيابي به موقع به آنها، از مهمترين چالش هاي سازمان ها محسوب مي شود.
اين اسناد و مدارك كه عمدتا به صورت فيزيكي و در قالب كاغذ تهيه و نگهداري مي شوند و روز به روز به تعداد
و حجم آن ها افزوده مي شود، عملا هزينه هاي سنگيني را برای نگهداری و مدیریت خود به سازمان تحميل مي كنند.
ضمن آنكه با گذشت زمان دستيابي موثر به اطلاعات آنها دشوارتر و غيرممكن تر مي شود.
امروزه، سیستم های مدیریت اسناد (Document Management Systems) راهکار موثری برای ایجاد،
ذخیره، انتشار و بازیابی مستندات مرتبط با فرآیندهای سازمانی به شیوه الکترونیکی محسوب می شوند.
مزایایی اجرای سیستم:
- صرفه جویی قابل ملاحظه در هزینه مربوط به تامین فضای نگهداری اسناد و همچنین نیروی انسانی مربوط
در سطح سازمان
- مدیریت و نگهداری الکترونیکی انبوه اسناد و مدارك اعم از مالي، اداري، فني، حقوقي و ...
جهت ثبت سوابق و بهره گیری کاربران صلاحیت دار در سازمان و جایگزینی اسناد،
مدارک، پرونده ها و بایگانی فیزیکی با بایگانی الکترونیک.
- تسریع در امر گردش و در اختیار قراردادن اسناد و مدارک در سطح سازمان
- بهرهمندي از مدلهاي متنوع و منعطف امنيت براي دسترسي و مشاهده اسناد
- قابلیت مدیریت نسخه ها و نگهداری تاریخچه اسناد
- اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مستندات و اطلاعات طبقه بندی شده.
برخی کارکردها:
- امکانات ورود انبوه اسناد با استفاده از روال های کار گروهی
- قابلیت تعریف انواع سند بهمراه ویژگی های مربوطه
- امکان برقراری انواع ارتباط میان اسناد شامل سند پیرو، سند مرتبط، زیر سند
- امکان ثبت کلیه عملیات و ممیزی عملکرد کاربران
- امکان تبادل سند با دیگران از طریق کارتابل ارسال و دریافت اسناد
- بهره گیری از ابزار ورود اتوماتیک اسناد
- امکان دریافت گزارشات متنوع و پارامتریک
- امكان يادداشتگذاري شخصي بر روي اسناد